30 款提升组织效能 SaaS 工具,我们的宝藏工具箱大公开

苏锐 2022.07.15

大家好,我是 Juicedata 的合伙人苏锐,Juicedata 是一家开源基础软件公司,创立于 2017 年,核心产品 JuiceFS 是一款为云设计的分布式文件存储产品。

开发存储产品需要时间和场景的考验,过往的很多存储公司从创立公司到产品发布,往往要经历三到四年的时间,构建几十甚至上百人的团队。深知这其中的挑战和考验,创立 Juicedata 的时候我们也问自己这样的问题:产品多久能发布?需要多少人?

当时我们也给不出一个准确的答案,但我们确信要实践互联网产品快速迭代的思想,要让公司保持非常精简的团队,非常高的组织效能,这样才能应对在产品研发、市场销售和企业发展与管理中的重重挑战。

先简单介绍 Juicedata 的过去,方便大家理解背后所需的工作。

  • JuiceFS 的开发始于 2016 年,2017 年底在全球公有云上发布了云服务的第一个版本。此时我们有 2 名全职员工。

  • 然后,我们用三年时间打磨产品,过程中落地到 20 家商业客户的生产环境中,完成了存储稳定性和可用性考验,在 DevOps、大数据、AI、容器存储等多个业务场景中使用,完成了 PMF(product market fit) 的过程,此时我们有 6 名全职员工。

  • 为了能让 JuiceFS 被更多企业了解并应用,2021 年我们将 JuiceFS 开源。开放共建的方式让更多的用户和贡献者加入进来,产品迭代的速度也更快,仅1年时间,在 GitHub 上已经有 5.4K stargazers。此时,我们有 15 名全职员工,开发运营着 JuiceFS 的社区版和云服务,服务 6000 多位开源用户、数百家企业,其中不少是大型上市公司。

从 GitHub 上的数据可以看到,JuiceFS 用户已经遍布世界各地

很多客户都好奇 Juicedata 如何做到这么少人把 JuiceFS 这个产品发展起来的。我认为组织效能是创业团队的核心,容不得一丝浪费。保持高组织效能的关键是专注,不是加班。

今天给大家分享一下陪我们一路走来,帮助我们释放 10 x 人效的 SaaS 工具箱,让我们可以专注在核心业务上。没有这些工具,真的不行!

打开 Juicedata 的宝藏工具箱之前,先谈几点我们选择工具的原则:

  1. 创业之初我们就确定要做一个全球化的产品,工作中用到的各种工具也会有优先选择全球化的,方便组建全球化的团队,也可以从中学习优秀产品的设计。
  2. 选择最优秀的工具,甚至付费的优先,优秀的工具通常意味着更好地实践和体验,少走弯路,也能从他们的产品和服务中受到启发来改进我们的产品。
  3. SaaS 优先,不要私有部署,不用开源产品自建。这样能最大程度减少维护成本,不要花精力在这些维护工作上。
  4. 在线工具优先,比如把 Office 换成在线文档,协作效率高很多,数据也更安全,不用担心硬盘坏掉,也不用费心备份。
  5. 选择低学习门槛的工具,比如”稿定设计” 比 Photoshop 简单,每个人都能学会。
  6. 让工具保持简单,够用就好,不要过多考虑未来的需求,警惕 Over design。比如我们用 GitHub Wiki 做内部知识库,而没有买单独的产品,等未来不能满足需求的时候再换不迟。

有些工具要考虑本地化需求,比如运营设计产品,接地气的模板才是关键,这时全球通用就应该让步了。

我将按照创业发展的过程来介绍这些工具,方便读者理解选择这些工具的原因和实现了什么价值。在文章的最后,我还会晒一下公司的 SaaS 账单,看看我们一个月使用各种 SaaS 工具究竟花了多少钱

Day 1, 创业开始

2017年,在产品研发启动之前,最先需要工具的是沟通和 BackOffice。

消息中心:Slack

价格:$8/账号/月

Slack 作为团队协作的即时通讯工具,有一些产品设计是我们非常喜欢的:

  • 所有的 Channel 都是开放的,所有信息都能看到,这代表着开放透明的团队文化;
  • 任何时间加入可以看到、搜索到过往所有消息,方便新成员了解工作历史;
  • 每条消息都可以用 emoji 响应一下,给队友回应,又避免「收到」、「赞」刷屏;
  • 每条消息都可以成为一个 Thread,在里面持续讨论,方便跟进,还不会打扰到其他人。

Slack 已经使用了五年,现在它不仅是沟通工具,也是所有工作事项的集合地,可以把各种日常用到的 App 集成进来。

比如:

  • GitHub 仓库收到的 issue、PR 还有 CI 结果会通知;
  • PagerDuty 的告警会通知;
  • 分享给我的 Docs 和 Comments 会通知;
  • Pipedrive 里新的销售变化会通知;
  • 用 Zapier 订阅的关键词更新会通知;
  • Intercom 上的对话会通知;
  • 我们云服务的一些业务状态也写了 Bot 通过 Slack API 通知。

上面提到很多工具名字,都会在下面一一分享给大家。这些工具的通知会分门别类发到指定的 #channel,发给指定的人。收到通知后,甚至不用切换到对应的 App,在 Slack 里就能完成处理。

2021 年 JuiceFS 开源后,我们也使用开放的 Slack channel 作为社区交流的场地,所有人都可以通过一个 URL 加入进来,社区用户之间就能建立起连接,这种交流的方式比使用论坛更亲切。

P.S. Slack 还提供了精细的提醒设置,让我能收到重要消息的提醒,又不会被过度打扰。

电子合同:DocuSign

价格:$15/账号/月

海外的签约我们都用 DocuSign,几年下来没用 UPS 快递过合同。别小看这件事,一次跨国快递往返通常要 10 天以上,疫情期间这个等待时间还要多几倍,还有寄丢的风险。

使用 DocuSign 签电子合同只需要几分钟,还能帮你管理归档,再也不用去文件柜里翻了。没有电子合同之前,这件事往往是有专门的人来负责。国内电子合同服务我也调研过,企业之间签电子合同的接受度不高,还是要求打印、盖章、一式 N 份、快递邮寄、实体存档。这些问题并不是因为国内电子合同服务不够好用,与企业审计标准、BackOffice 的流程、从业人员的习惯都有很强的相关性。在快递、外卖、物流等灵活用工招聘很多的企业,已经在用电子合同了,期待在国内也能广泛用起来。

费用报销:Expensify

价格:$20/账号/月

Expensify 是用来管理报销的工具,通过它导入信用卡账单,再生成报告申请报销。美国公司每年的报税,也是通过它跟第三方机构协作,省时省力。除了报销,还可以做员工费控,可惜和国内的财税体系不兼容,对国内部分用处不大。

上面几个产品的注册、配置,一个人一上午肯定能搞定。基本的协作、交流搞定,就可以专注研发产品了。

从 Idea 到产品发布

产品研发需要趁手的兵器,工程师们也最喜欢研究各种工具,下面这些是比较通用的工具,每个工程师都需要的。可靠的服务减轻了我们很多负担,如果没有这些可靠的「轮子」,很难想象 JuiceFS 服务要开发多久!

代码与项目管理:GitHub

价格:$4/账号/月

很多公司会自己部署一套 GitLab,理由大多是觉得放在自己服务器上踏实,觉得有可能自己定制一下。都有道理,但我们认为更重要的是省事,所以我们使用 GitHub

Juicedata 不仅把代码放在 GitHub,项目管理也用 GitHub Issue + Project,不再用单独的工具,公司内部的 Knowledge Base 也是用 GitHub Wiki。这是我们的另一个原则,保持简单。

GitHub 同时也是最大的开发者社区,2021 我们将 JuiceFS 开源时,也是选择将源代码和开发流程放在 GitHub,便于我们跟全球的开发者一起协作沟通。内外部项目都使用相同的工具和流程,同时在多个内外部项目工作也几乎没有切换成本。

持续集成:Travis CI + GitHub Action

  • Travis CI 价格:5 个并发,$249/月
  • GitHub Action 对开源项目都是免费的,对私有项目 GitHub Team Plan 包含 3000 分钟,超出部分按使用量付费,可以设定配额。

我们一直使用 SaaS 化的 CI 服务,几年来没有为 CI 投入过任何额外精力。起初使用 Travis CI,后来 GitHub 推出 Action 之后,对开源项目是免费的,且没有并发限制,将部分任务迁移到 GitHub Action 以缩短测试用时,目前两个工具同时用。

支付:Stripe

价格:每笔扣款的 %2.9 + $0.3 手续费

从创业初始,我们就坚信,与私有部署方式相比,云服务可以提供最好的用户体验,可以为我们提供很高的服务支持和产品迭代的杠杆率。云服务需要用户尽量多地自助服务,账单和支付是必需的。

我们选择 Stripe 搞定所有账单和支付相关的事情。开发接入门槛低,而且 Stripe 在用户群体中也已经获得了信任,大家可以信任在 Stripe 的弹窗中输入信用卡信息,但不一定信任在你的网页表单中输入。对于国内用户,Stripe 支持支付宝,可以扫码充值,我们也用 Stripe 来管理充值和账号余额。对于需要走对公付款的国内客户,仍然可以使用 Stripe 来管理账单,并跟踪付款状态。此外的发票等流程管理,我们用 Google Workspace 的一张表格搞定。

Stripe 的 API 与文档设计非常好,确保你第一次上手能顺利搞定,这是 to developer 生意的核心要素

Stripe 最近还开源了自己的文档框架 Markdoc

邮件服务:SendGrid + SendCloud

  • SendGrid 价格:$14.95/月
  • SendCloud 价格:10,000封以内 ¥59/月

我们在云服务中使用 SendGrid 发送邮件。比如注册通知、账号激活、找回密码等重要邮件,还有内部一些自动化邮件通知。老牌服务了,值得信赖。部分国内的邮件服务商在接收 SendGrid 的邮件容易进垃圾箱,我们也用了 SendCloud 作为补充,部分国内的邮箱地址会用它来发送。2022 年了,应该不会有任何一个创业公司自建邮件服务来做这件事了

产品发布

在线客服:Intercom

价格:$74/月

2018 年初,我们在全球公有云发布了 JuiceFS 云服务,如何让用户方便的与我们联系是提升用户转化率和服务支持满意度的重要能力。以往很多服务会在网站页面上放置一个浮窗,上面写着电话、QQ,可能还有一个表单。后来开始有在线客服,但是体验并不好,常遇到「连不上服务器」,「我们尽快回复您」但是永远得不到回复等问题。

我在调研客服系统之后,毫不犹豫的选择了 Intercom。Intercom 的内容营销做的非常棒,每次看它的 Email Campaign 都是享受,用上产品之后我还把他们发行的电子书都下载看了一遍,这样的内容营销能力绝对是数一数二了。也正是他们的优质内容说服了我,这么会和用户交流互动的公司,他们做的交流和营销产品也一定不会差。

非常精炼的语言,是不是也很想下载一看?

从产品发布我们就用 Intercom 在网站上提供在线聊天窗口,初始的作用就是在网站上提供一个对话框,Intercom 还提供了手机 App,我们可以随时随地可以回复网站上的用户提问。成了高阶玩家,还可以配置对话模板进行自动回复,提高效率,提升用户 Engagement。我们通过它的 API 和 JuiceFS 网站用户账号关联,之后就能用 Intercom 给注册用户发邮件了。Intercom 的自动化邮件也很方便,我会用它来群发产品升级通知、客户案例文章等。

缺点是 Intercom 的网站在国内访问有点慢,好在可以用它的 integration 与 Slack 关联,然后可以直接在 Slack 里面收到并回复 Intercom 消息。

这个产品已经用到第五年,真的帮我们节省了很多时间和心力,只需要把精力专注在与用户沟通的内容上,剩下的事情都被 Intercom 搞定了。

监控报警:PagerDuty

价格:$34/账号/月

和一般的 SaaS 不同,JuiceFS 需要在每一家公有云的每一个区域上部署服务,这对 SRE 要求很高,我们也尽量使用 SaaS 服务简化工作。

靠好工具的加持,负责维护 JuiceFS 十几个公有云 100 多个 Region 的服务,SRE < 0.5 人。

我们使用 PagerDuty 发送 JuiceFS 云服务的报警通知,报警事件按严重程度分为 2 级:WARNING 和 CRITICAL,前者发送 Slack 通知,后者要同时发送 SMS 消息和打电话。

P.S. 如果是自己维护的告警系统,一定还需要另一套告警系统来给它报警吧,这个套娃问题信任 SaaS 服务吧 ;)

日志服务:Solarwinds - Papertrail

价格:10G 数据量,$10/月

我们使用 Solarwinds - Papertrail 搜集全球所有服务节点最重要的关键日志,可以在统一的界面搜索所有节点的实时日志,对于分析分布式系统的问题非常有帮助。它还可以配置关键字进行报警,发送到 Slack。我知道也有不少用户使用公有云自带的日志服务,但是 JuiceFS 需要在十几个不同的公有云上部署,学习十几家不同的日志服务是崩溃的,一个好用的 SaaS 日志服务才是解决之道

迭代,寻找 PMF

产品发布了,但可能连站在起跑线上都不算,只能算是热身吧,接下来的销售工作才更艰巨。我们用了三年时间迭代产品,向客户证明可靠性、可用性,找到 PMF(Product Market Fit)的客户和场景。在这 1000 多天里,我的工作就是用各种方式约用户,去公司拜访介绍 JuiceFS,为潜在客户设计方案,推动测试,签单。客户规模从最早的 Startup 逐渐扩展到上市公司,场景从边缘的数据备份逐渐变为企业核心的数据湖。这个过程最重要的首先是 CRM 工具。

CRM:Pipedrive

价格:$19.9/账号/月

我们最初使用 Salesforce, 强大的功能让人眼花缭乱,在缺乏足够的客户销售数据时也完全体会不到它的强大,在试用半年后就不再续费了。后来尝试过 Google Sheet 做 CRM,每行一条客户信息,详细的记录要附加一个 Doc,里面记录着每一次的沟通记录,记录到 100 个客户信息后,用一张表来跟踪变得越来越麻烦,信息呈现不直观,统计汇总不方便。

我也调研了国内的几个工具,大多是面向大型销售团队管理短平快的交易的。而 JuiceFS 作为企业 IT 基础设施软件,在销售中有几个特点

  • 销售流程中涉及的人员多,需要交易记录中有详细的 Contact 管理;
  • 需要和客户讨论的问题复杂,很多的业务、技术问题都需要详细记录,还有很多表格、图片甚至代码等附件;
  • 销售周期相对长,所以每一个 deal 都需要能长期跟进,通常是 1-6 个月,签单之后还有更长的客户成功阶段,通常有 3-5 年甚至更长,沉淀下来每一个客户的信息都形成了一个知识库。

这些特点就是对 CRM 的需求,最后我们选择了 Pipedrive,它能满足这些信息管理需要,而且以直观的看板方式呈现 Pipeline,上手门槛特别低,几年用下来我觉得不错

我认为 CRM 是 toB 企业必备,选择一个适合你的工具,帮助非常大!

开会用到的

现代企业的线下拜访越来越少,线上会议让客户和我们都更有效率。客户不用再为拜访预约会议室,不用再因为大厦安保要求下楼接人,客户的行政同事不用再给我们送水。这些动作看起来也不是多大的负担,但对于一家大型企业每年上万场会议下来,节省的资源和时间是很客观的。客户接受并习惯了线上会议,我们做乙方的也能少跑些路,但是和客户开会用到的软件可真是五花八门,通常我会按客户的习惯,使用他们的日常会议软件,这样做不需要客户安装额外的软件,做额外的配置,方便接入他们的会议室系统

我们日常能用到的会议软件有 腾讯会议、Zoom、钉钉、飞书会议、微软 Teams、Chime、小鱼、UMeet、WebEx 等等,使用体验上大同小异。

沟通用到的

即时通信软件和会议软件一样五花八门,前面说过我们团队内部沟通、协作主要用 Slack。

但是和客户沟通只用 Slack 不行,都用微信行不行?我会优先选择使用客户团队的即时沟通工具,这样做有一个好处。客户工作时段很忙,注意力都在自己内部的沟通工具上,经常是不看微信的。如果用客户日常的 即时沟通工具,他们少了切换成本,还方便和其他同事拉群,交流响应上更及时。所以,我日常就会开着微信、企业微信、钉钉、飞书、Slack。

远程桌面:TeamViewer + 向日葵

TeamViewer 价格:$24.90/月

为用户提供 IT 基础设施软件,软件本身的边界看似清晰明确,但是用户的使用场景和使用方法也是千变万化,所以能直接看到用户使用的现场是至关重要的。JuiceFS 提供云服务,用户也会在安全策略允许的条件下上报监控数据给 JuiceFS,这样运维与问题的排查方便了不少,但是在支持客户过程中有时仍然需要连接到客户环境进一步排查。我们会使用 TeamViewer 或向日葵连接客户操作用户的桌面。如果没有远程桌面,大家只能发截图,这样的画面就很常见了:

就这样,很多来来回回的沟通是免不了的。根据用户习惯,我们也用向日葵等其他远程桌面工具,现在腾讯会议、飞书会议也支持远程操作了。

在线设计:稿定设计 + 即时设计

  • 稿定设计价格:个人专业版 ¥158/年
  • 即时设计免费

产品发布之后一定少不了运营和市场工作,虽然我们团队人少,但是工作内容一个不少。

做市场活动经常需要一些海报、头图,这些内容的创作已经不再需要 Photoshop 和 Illustrator 这些大家伙了。我们使用稿定设计,没有任何学习门槛,更好的是它提供的海量模板,我要做的只是像逛淘宝一下找到自己喜欢的模板,改改即可

即时设计和 Figma 是类似的在线设计工具,对于画流程图、原型图等,也同样比 Photoshop、PowerPoint 好用的多,相比 Axure、OmniGraffle 又在协作上带来了巨大的方便,发个链接就能邀请伙伴进来看,还能随时评论、一起设计,再也不用把截图、PDF 在微信和邮件里传来传去了。

开源,面向更多用户

2021 年我们发布了 JuiceFS 社区版,这让更多开发者可以关注到 JuiceFS,并且能看看 JuiceFS 代码写的怎么样,也更容易上手体验,不需要云账号了,自己的电脑上就能安装试用。开源社区也给了我们产品发展、迭代更大的空间,同时也多了很多工作。我们要倾听社区中用户的声音,响应他们的需要,这个过程中也是一系列好工具帮助了我们。

社区运营:Orbit.love

价格:对开源项目免费

Orbit.love 是支持社区运营的工具,可以把 GitHub、Twitter、Slack channel 这些有你用户的平台、社交媒体关联到 Orbit,它能汇总、分析、统计这些用户在各个平台上的行为。

举个例子,作为一个开源软件社区,如果一个用户在 GitHub 上给你的项目加星,说明他有了最初的关注。如果接下来他又加入了 Slack channel,在 GitHub 上提了 issue,转发了项目的 tweet,每一个动作都代表这他对产品的关注和参与程度。这些行为都能汇总到 Orbit.love 上,让我有很容易看出哪些是新用户,哪些是深度用户,哪些是流失用户,社区运营工作就有了参考依据。

Orbit.love 是我今年用过最有趣的工具,没有之一!

邮件列表:Mailchimp

价格:2000 联系人以下免费

我在「产品发布」一段提到使用 Intercom 给网站用户群发邮件,但是 JuiceFS 开源后,会有一些用户仅仅是关注 JuiceFS 社区版,并不需要注册 juicefs.com 云服务。所以我们又为社区用户提供了一个邮件列表,使用的 Mailchimp,老牌邮件营销服务,但目前我们使用的功能比较浅。

万能的自动化工具:Zapier

价格:$29.99/月,包含 750 个自动任务

Zapier 是一个自动工作流工具,玩法很多。我用它来监控 Twitter 和 HackerNews 关键词,一有新内容就往 Slack 上发个消息,可以帮助了解 Voice of Customer。同事会使用 Zapier 将 Gmail 中的新邮件转发到 Slack,很多邮件都是通知提醒,都汇总到 Slack 更方便查看,减少打开邮件的次数。

Zapier 的产品体验做的非常棒,值得每一位 PM 都好好体验一下

最后,上账单!

公司一个月的账单还不到一个人一周的工资,这些 SaaS 工具帮助我们每个人保持专注、高效。有朋友问我们为什么你们的工具箱中来自中国团队开发的 SaaS 工具很少?主要原因是 Juicedata 面向全球用户交付产品,在团队工作流程里选择国际流行的工具,更容易实现全球招聘、与不同国家地区的同事协作。

同时,海外 SaaS 工具发展时间比较长,产品选择多,生态集成完善,很方便我们为不同的需求选择最顺手的工具,我们还能从工具中学习一些最佳实践。需要本地化的工具我们会选择最适合本地情况的,比如制作市场宣传海报的稿定设计,会跟着国内的设计趋势和日历提供丰富的模板。访问远程桌面的向日葵,线上会议和即时通讯的 Apps,都是非常本地化的。

还想提一句,这些 SaaS 工具没有一个是销售或营销邮件、广告触达到我们的,都是我们自己从需求出发,通过搜索、看文章、朋友分享主动了解后注册体验,然后绑卡付费的,这些 SaaS 产品都是 PLG (Product Led Growth)产品,也让我们会思考这个过程,想实现产品的 增长,需要做到什么?用户体验会卡在哪里?

好了,这篇万字长文终于码完了。 得益于这些软件,让我们一直保持专注和高效,如果这些工具的选择和使用经验对你有启发,请转发给更多的创业团队和开发者,也欢迎向我们推荐你的宝藏工具。